Совещания играют одну из наиболее важных ролей в жизни каждой компании. Целью данного мероприятия является решение проблем методом коллективных усилий. Основной проблемой, которая может свести совещание к пустой трате времени, является восприятие сотрудниками данного мероприятия как времени, на котором можно отдохнуть.
Многие сотрудники на совещаниях лишь имитируют умственную деятельность и вовлеченность в процесс. Самым четким методом, который приведет совещание к появлению результата, является установка четкого регламента.
Отсутствие возможности сконцентрироваться на необходимых вопросах может объясняться несколькими обстоятельствами. Одним из главных является использование мобильных телефонов сотрудниками для отправки и принятия сообщений. Большинство руководителей перед началом совещания выдвигают требование об обязательном отключении мобильных телефонов на время проведения совещания.
Правила проведения совещания
Совещание должно начинаться и завершаться в четко установленное время. Для достижения максимальной продуктивности, вы должны сокращать или растягивать время на проведение подобного мероприятия.
Перед началом совещания, вам необходимо обязательно провести вводную дискуссию с персоналом, который будет присутствовать. Ознакомьте персонал с повесткой дня, целями и ожиданиями от проведения мероприятия.
Постарайтесь выслушать ваших сотрудников с предложениями по поводу проведения данного мероприятия. Возможно, они смогут подсказать вам, в какой обстановке следует провести совещание.
Главный организатор совещания, по своей натуре должен быть ярко выраженным лидером. Он должен предоставлять сотрудникам возможность высказываться и критиковать одновременно.
Мнение каждого работника должно приниматься с уважением и ни в коем случае не подвергаться критике. Инициативные сотрудники заслуживают поощрения. По ходу совещания обязательно необходимо делать на доске разнообразные пометки и, по возможности, строить графики и диаграммы.
Если вы желаете, чтобы информация, которая прозвучала на совещании, была известна только его участникам, то вам необходимо перед началом мероприятия включить в помещении видеокамеру для записи.
Выполнение всех вышеприведенных рекомендаций приведет к максимальной продуктивности на каждом совещании в вашей компании. Совещания больше не будут для вас пустой тратой времени. Вы сможете эффективно справляться с проблемами, которые возникают.
